Indice
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MODIFICA E CANCELLAZIONE DATI
- Perché non è possibile cancellare certe autorizzazioni?
- Come faccio a modificare un'autorizzazione già inserita?
- Perché alcuni movimenti inseriti non compaiono ad una successiva ricerca? Eppure l'autorizzazione cui fanno riferimento risulta scalata!
- L'ASL non ha riconosciuto alcuni movimenti fatturati, cosa posso fare?
- IMPORTAZIONE ED ESPORTAZIONE DATI
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STAMPE
- I valori che compaiono nel dettaglio movimenti della fattura non sono corretti!
- Ho stampato un fattura ed in seguito mi sono accorto di aver dimenticato alcuni movimenti, come posso rimediare?
- Perché alcune parti della fattura risultano "tagliate" in fase di stampa?
- In che ordine vengono mostrati/stampati i movimenti?
- Stavo stampando una fattura quando la stampante ha esaurito i colori (si è inceppata, si è bloccata, è esplosa…). Che fare?
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VARIE
- Quando avvio il programma compare, temporaneamente, una finestra nera con varie scritte in inglese, è regolare?
- Dopo aver inserito la partita IVA (ovvero il codice fiscale, il numero dell'autorizzazione…) non riesco a proseguire. Cosa devo fare?
- Credo che l'archivio dati sia danneggiato, come comportarsi?
- Il programma non si avvia correttamente ed alcune funzionalità relative alla stampa non sono attive
- Dispongo di un sistema di backup complesso e vorrei disabilitare la gestione automatizzata da parte di DBFarm, come fare?
- DBFarm è in regola con la normativa sulla privacy?
Modifica e cancellazione dati
Perché non è possibile cancellare certe autorizzazioni?
Le autorizzazioni già utilizzate per consegnare articoli ai pazienti non possono essere cancellate. Sia da un punto di vista informatico che operativo, non esiste una reale necessità di effettuare un'operazione del genere. È invece sempre possibile modificare un'autorizzazione.
Come faccio a modificare un'autorizzazione già inserita?
Selezionare la voce del menù "Ricerca/Modifica - Autorizzazione" ed inserire gli estremi identificativi dell'autorizzazione. Se l'autorizzazione è memorizzata nell'archivio, compaiono i dati generali ed il dettaglio degli articoli autorizzati. La modifica dei dati generali è immediata; per modificare gli articoli autorizzati selezionare la voce da cambiare e premere il tasto F1, comparirà una finestra di conferma modifica. L'unico vincolo consiste nel non poter diminuire le quantità autorizzate al di sotto di quelle consegnate.
Perché alcuni movimenti inseriti non compaiono ad una successiva ricerca? Eppure l'autorizzazione cui fanno riferimento risulta scalata!
Per comodità dell'utente DBFarm permette di inserire i movimenti specificando date nel futuro. In tutte le situazioni in cui viene richiesto di specificare un intervallo di date, il programma sceglie come data di chiusura quella odierna: questa è la ragione per cui i "movimenti futuri" potrebbero non comparire pur risultando l'autorizzazione che li giustifica correttamente scalata. In questa situazione l'unica avvertenza che deve seguire l'utente è cambiare manualmente l'intervallo di date in base alle proprie necessità.
L'ASL non ha riconosciuto alcuni movimenti fatturati, cosa posso fare?
Nel caso vi accorgiate che gli articoli fatturati siano stati effettivamente consegnati, sarà necessario emettere una nota di credito ed esportare il relativo estratto conto elettronico.
L'errore più comune consiste nell'inserimento di estremi sbagliati per un'autorizzazione (anno/numero). Supponiamo che l'ASL contesti i movimenti A e B, del febbraio 2006, che compaiono nella fattura 123 del marzo 2006, per il fatto che l'autorizzazione che li giustifica (2006 nr. 17) risulta inesistente. Potete procedere così (questo sistema può essere adottato a partire dalla versione 1.5.0 di DBFarm):
- controllando il proprio archivio la farmacia si accorge che l'anno dell'autorizzazione è errato (2006 anziché 2005);
- nella finestra di "ricerca/modifica autorizzazioni" l'operatore può correggere l'anno dell'autorizzazione;
- nella finestra di "ricerca/modifica movimenti" l'operatore può individuare i movimenti A e B contestati (impostando il filtro in maniera opportuna), selezionarli e, premendo il tasto F1, confermare l'annullamento dello stato di "movimento fatturato" per A e B;
- nella finestra di fatturazione si procederà selezionando come periodo di fatturazione il mese di febbraio 2006 ed emettendo la nota di credito (supponiamo la nr. 135). Nella nota di credito verranno inclusi solo i movimenti A e B: gli unici del mese a risultare non fatturati;
- nella finestra di esportazione dei dati si specificherà il mese di febbraio ed in più si restringerà l'esportazione al solo documento nr. 135.
Importazione ed esportazione dati
Il programma non effettua l'esportazione di tutti i movimenti registrati in un dato intervallo temporale
Assicurarsi che tutti i movimenti nell'intervallo temporale specificato risultino fatturati (unici movimenti esportati). Talvolta, per fini di controllo, viene stampata solo un'anteprima della fattura e ci si scorda di effettuare la vera e propria contabilizzazione del documento (tasto "Fattura").
Non riesco ad esportare movimenti precedenti il primo giugno 2005
A partire dal giugno 2005 l'ASL ha modificato il formato per l'esportazione dei movimenti; fra i cambiamenti richiesti, una serie di informazioni aggiuntive. Queste informazioni non venivano registrate insieme ai movimenti, per questa ragione i "vecchi" movimenti risultano incompleti e quindi non esportabili (per il resto sono a completa disposizione per stampe, ricerche e controlli). Nel caso si necessiti di effettuare comunque l'operazione, seguire la procedura di segnalazione problema prevista da DBFarm SPECIFICANDO ESATTAMENTE, nel corpo del messaggio: intervallo temporale, data e numero delle fatture coinvolte. Il servizio tecnico della EOS vi invierà in breve il file di cui necessitate.
Stampe
I valori che compaiono nel dettaglio movimenti della fattura non sono corretti!
Gli importi che compaiono nella pagina riepilogativa della fattura (totale fattura, totale IVA, totale imponibile…) sono calcolati tenendo conto della maggiorazione percentuale che spetta alla farmacia; quelli nel dettaglio dei movimenti indicano il costo unitario dell'articolo e, quindi, non tengono conto della maggiorazione.
Ho stampato un fattura ed in seguito mi sono accorto di aver dimenticato alcuni movimenti, come posso rimediare?
È possibile stampare una nuova fattura, con diverso numero, per lo stesso intervallo temporale (i movimenti
precedentemente fatturati NON verranno nuovamente inclusi). Alla fine si avranno due fatture.
Alternativamente specificare lo stesso intervallo temporale ed attivare la voce "includi movimenti già fatturati" e ristampare
la fattura. In questo modo si è corretta la situazione e risulterà un'unica fattura.
In ogni caso i dati verranno esportati correttamente.
Perché alcune parti della fattura risultano "tagliate" in fase di stampa?
I margini di stampa non sono correttamente impostati. Controllare e modificare opportunamente i valori tramite Windows (Avvio/Impostazioni/Stampanti/Proprietà).
In che ordine vengono mostrati/stampati i movimenti?
Dipende dall'impostazione scelta dall'utente. Nell'apposita finestra ("File - Impostazioni") si possono specificare i seguenti ordinamenti: in base ad anno/numero dell'autorizzazione, in base alla date del movimento, in base oll'ordine di inserimento dei movimenti.
Stavo stampando una fattura quando la stampante ha esaurito i colori (si è inceppata, si è bloccata, è esplosa…). Che fare?
Se si verificano inconvenienti con la stampante durante la stampa di una fattura (inchiostro esaurito, fogli terminati…) bisogna ricordare che il programma riterrà ugualmente contabilizzati i movimenti inclusi nella fattura "in stampa". Dunque, se si riesce, rimuovere l'impedimento e riprendere la regolare stampa. In caso contrario, essendo necessario ristampare la fattura, bisognerà specificare gli stessi estremi precedentemente indicati (data fattura, numero fattura, intervallo temporale) ed attivare la voce "Includi movimenti già fatturati".